באתר
במדריך
ראשי > שיווק, פרסום ומרקום > איך לארגן כנס מוצלח (ואיך לא)

איך לארגן כנס מוצלח (ואיך לא)

יוסי פשר ביקר בכנס בינלאומי בנושא חשוב ולמד איך ישנים בסתר ומה אסור לעשות כשמארגנים כנס...

כאשר עיינתי בתוכניית הכנס הצרפתי, שמחתי לראות שהנושאים המוצעים בו חשובים ומעניינים. אך במבט שני התגנב ללבי חשש מפני עומס יתר של נושאים וריבוי יתר של מרצים, אשר רובם ככולם הוגבלו למצגות של חמש עשרה דקות בלבד. עם חשש זה, נעתרתי לבקשתה של אשתי, שגם היא הוזמנה להרצות שם, להתלוות אליה בתור משתתף; מה רע לבלות יומיים בעיר האורות ועוד במסגרת כנס כל כך מכובד?

 

וכך הגענו לכנס בפריז. נתקבלנו בסבר פנים יפות, עברנו את הבדיקות הבטחוניות שהפתיעו אותנו, ממש כמו היינו בארץ, והרינו באולם ישיבות רחב ידיים, עם כורסאות נוחות סביב שולחן אליפטי ענק, מיקרופון לפני כל משתתף, תיק מסודר עם תקצירים, ניירות וכלי כתיבה, בקבוקי מים וכוסות.

 

על הקיר מעל שולחן הנשיאות מסך ענק, ולפני השולחן מסך מחשב ענק המוצב על הרצפה בגובה העיניים, לנוחיות המרצים, שיוכלו לשוטט עם ה"עכבר" על פני השקפים. מאחורי השולחן הענק סודרה שורה שניה של כורסאות עם שולחנות (הגרסה הצרפתית ל"כסאות אקדמאיים"). בקיצור – מאוד נוח.

כשמלאך השינה מבקר

על אף היות האנגלית שפה בינלאומית, קיים קושי להתמודד עם מבטאים כבדים של שפות שונות, בייחוד כאשר אתה מתאמץ להוציא את התבן מן המוץ, המופיע בשפע בשקפים העמוסים. בהרצאת הפתיחה של  המארח צרפתי הוא מבטיח כנס מעניין, מרתק ומלמד. מרגיע אותנו מבחינה טכנית שאם לא נספיק לרשום, או להעתיק, את השקפים, אל דאגה; כל השקפים של כל המרצים יועלו על תקליטור ויישלחו למשתתפים. אימצתי את עצתו ולא נלחצתי.

 

הכנס חולק למושבים של שעתיים עד שעתיים וחצי. כל מושב כלל שש עד שבע הרצאות, אשר בסופן נפתח הפורום לשאלות. עד כאן הכל מסודר ומאורגן. מכאן ואילך התחיל מרתון של הרצאות ומצגות. המכנה המשותף כמעט לכל המציגים היה גודש של שקפים, גודש של טקסטים כתובים באותיות של טל ומטר, גודש של מספרים, טבלאות וגרפים, כידה הטובה של תוכנת"Power Point".

 

מכנה משותף נוסף שאפיין את הכנס היה השימוש בלשון האנגלית כשפת הכנס; אך אליה וקוץ בה - היות שהכנס הוא בינלאומי, נשמעה אנגלית סינית, אנגלית יפנית, אנגלית שבדית, אנגלית גרמנית, אנגלית פורטוגזית, אנגלית רוסית וכמובן גם אנגלית עברית.

 

האוזן נדרשה להסתגל כל רבע שעה לצלילים חדשים, לאינטונציה שונה ולקצב שונה; כל זאת בנוסף על המאמץ לעקוב אחר שפע הטקסטים, המספרים והטבלאות אשר על פני השקפים.

 

מה אומר ומה אדבר, השקפים היו מרדימים, וקולות הדוברים במבטאים השונים היוו "מוזיקת לילה זעירה". וכך התחיל מסע מפרך בן יומיים אשר ברגעים מסוימים היה קשה מנשוא. לא מעט אנשים, אם כי איש לא הודה בכך, פשוט נשברו. חלקם נמנמו קלות; חלקם ישנו שינה כבדה, חסרת בושה ונטולת שליטה; חלקם פשוט יצאו ונכנסו מהאולם לסרוגין; אחרים טיפלו בדוא"ל, או סתם שוטטו באינטרנט. מיעוטם רשמו במרץ כמוני, ומיעוט קטן אף יותר - אלה שחבריהם הציגו באותה שעה - היו כביכול קשובים. נראה שהיחידים אשר באמת ובתמים הקשיבו והיו מרוכזים היו המרצים עצמם, שחלקם נאבק עם השקפים והאנגלית, תוך מאמץ כביר לעמוד בלו"ז המוקצב.

 

כאמור,אני רשמתי. זו לא הייתה כוונתי המקורית, אך כדי לא ליפול לתרדמת מצאתי עיסוק, לעקוב אחרי הנעשה באולם: התנהגותם של המשתתפים, רמות הקשב שלהם, שיטות מאבקם במלאך השינה ומעל לכל - אלה המעמידים פני מקשיבים, שואלים שאלות ומגיבים לתשובות. להלן רשמים אותנטיים שנרשמו בזמן אמיתי והרי הם לפניכם.

אנתרופולוגיה

ממבטו של אנטרופולוג חובב נראה כי נקלעתי לריטואל טקסי של שבט דברנים. לא כל-כך משנה מה אומרים, אך בסוף תמיד מוחאים כפיים.
אני מנסה אבל לא מצליח להבין אפילו מילה באנגלית-היפנית. השקפים ממש מזעזעים, עכשיו המרצה מראה שני שקפים ביפנית, הוא מתרגם אותם לאנגלופונזית ומתנצל על כך. לאף אחד לא אכפת, כי כולם עסוקים בענייניהם, מי במחשב, מי בטלפון, מי בדף ומי בחלל. תודה על תשומת הלב ואריגטו, מסיים המרצה. מתוך אינסטינקט, או נימוס, עם סיום כל הרצאה כולם מוחאים כפיים.

 

מולי שרוע בתנוחה מסוכנת בחור בתרדמת עמוקה, עוד מעט המחשב ייפול לו מהברכיים. מדי פעם נשמעים צלצולי טלפון בחלל האולם, צלצולים חיוביים שמעירים את כולם. אף כי המשתתפים התבקשו לכבות את הטלפונים הסלולאריים, חוץ מאיתנו הישראלים איש אינו שועה לבקשה; העיקר שאומרים שהישראלי אינו מנומס.

שאלות

 

כחלק בלתי נפרד מהטקס, נהוג לשאול שאלות. לרוב מדובר בנאום ארוך שאין כל סימן שאלה בסופו. ואז שואל המרצה "אז מה השאלה?".

מרצה הולך ומרצה בא, השקפים מוקרנים, הקשב יורד והשעמום עולה ביחס זהה. חלק ניכר מנקר, צעירים בירכתי האולם מפלרטטים. לקראת ארוחת הצהריים הולכת ואוזלת סבלנותם של המשתתפים. בין קבוצת מרצים אחת לשניה מאפשרים גם שאלות, הארות והערות. רוב השואלים מוותרים על השאלה ובוחרים בהערה. יש השואלים שלא על מנת לקבל תשובה, אלא על מנת לקבל תשומת לב והטבעת רישומם בפרוטוקול; שירשם שהם לא ישנו, אלא השתתפו בלמידה פעילה ותרמו לתהליך.

 

רוב ה"שאלות" דומות ל"תשובות"; בחזקת "זה טוענו בחיטים וזה משיבו בשעורים". כלומר: אחד שואל מה שבראש שלו והמשיב משיב מה שבראש שלו, ואין, כמובן, תיאום בין השניים. כל השאר בקהל מצטערים שהאתונות פתחו את פיהם, במקום לצאת להתאוורר ולאכול ארוחת צהריים.

מנוחת הצהריים

 

אני לומד הרבה מאוד שיטות ל"סייסטה" של אחרי האוכל; שינה שאינה פוגעת ומעליבה את המרצים המסכנים שאינם יכולים לנמנם. למשל, הטיית הראש הצדה, עצימת עיניים ומתיחת חיוך של שביעות רצון על הפנים, בחזקת: אני ממש מתבסם ממה שאתה אומר. או לחילופין החזקת הראש בשתי הידיים ורכינה קדימה כרוצה לומר כולי קשב. הנושא עשיר מאוד בווריאציות, וזה בהחלט שווה מחקר.

תהיות

 

רגע של רצינות. אני תוהה עד כמה האנשים מסביבי - כולם פרופסורים ואקדמאים נשואי פנים ושם (אגב כולם הדורים בלבושם) - אטומים או צבועים? איך אפשר ללמוד משהו מ"הפגזה" כזו של הרצאות משעממות ומצגות מתישות? אולי יש למשתתפים כישורים וכוחות עלומים שנסתרו מבינתי, אבל בכל זאת יש לי "קצת" ניסיון בהוראה, בתהליכי למידה, בהבנה בסיסית של תהליכי הקשבה, הבנה והפנמה, ועדיין אינני מבין מדוע כולם משתפים פעולה עם הפארסה הזו? אפשר להפיק כאן מערכונים מצוינים ל"קצרים" או "לארץ נהדרת".

 

לו הייתי מארגן כנס כזה בארץ, היו מגרשים אותי תוך חצי שעה. ואילו כאן יושבים אנשים ומתבשמים מטחינת מים בששון ובשמחה. נראה כאילו מדובר פה באבטלה סמויה; כלומר עסוקים בלהיראות עסוקים. זה כמובן קשה ומעייף יותר מלהיות באמת עסוק במשהו משמעותי.

 

לסיכום היום הראשון שהסתיים בשבע ושלושים בערב, אומר המארח שפתח את הכנס: "אני רוצה לברך ולהודות לכל המרצים שהציגו בפנינו. למדנו הרבה מאוד, יש לנו הרבה תובנות חדשות מזוויות ראיה לאומיות וסקטוריאליות וחומר למחשבה. נתראה כולנו בארוחת הערב במסעדה.


איך מנהלים שיחה אינטליגנטית כשאיש לא יודע על מה מדברים?

היום השני לכנס אינו שונה מקודמו; רק נראה לפחות בשעות הראשונות שחלק מהמשתתפים החליט ל"הבריז". בהפסקת הקפה הראשונה ניגש אלי הולנדי אחד ושואל מה דעתי על ההרצאה שנשא אתמול. לרגע הייתי נבוך, אך התעשתתי מיד והשבתי מתוך נימוס:"מעניינת מאוד". לא היה לי מושג על מה הוא דיבר, אך הוא המשיך, נגע בנקודה מסוימת שכנראה העלה בהרצאתו, ואז בשיטת וודי אלן, אני מהנהן ומגיב במשפטים כלליים ובמלים שאפשר לשלב אותן בכל שיחה, בעיקר בשאלות כלליות (למדתי משהו אתמול).

 

לשיחה מצטרף פרופסור איטלקי, והיא מקבלת כבר גוון של מיני סימפוזיון, כאשר אין לי עדיין מושג על מה מדובר. וכך במשך כל ההפסקה הנמשכת כרבע שעה, מתנהלת לה שיחת "חכמים" שבסופה כולנו מחליפים כרטיסי ביקור, מילות נימוסין, כמו "בהחלט חומר למחשבה", "צריך להיפגש יותר"  והבטחות הדדיות, שצריך לשמור על קשר ולבדוק אפשרויות של פרויקטים משותפים.

 

אחרי ההפסקה למארח יש הודעה חשובה: "לרגל משחק הכדורגל בין נבחרות ארגנטינה לבריטניה, החליטה ההנהלה לקצר את הכנס ולהעמיד בלובי מסך טלוויזיה גדול". כולם פורצים במחיאות כפיים סוערות. אני לא יודע אם הם שמחים על האפשרות לצפות במשחק, או שהם שמחים שהכנס יתקצר בשעתיים. אני בכל אופן שמח על האפשרות השניה.

 

מרתון ההרצאות נמשך. אני עוקב אחר המרצים הבאים שאינם מקשיבים כלל לדוברים. מעניין שהם לוקחים את עצמם כל כך ברצינות כשהם עולים לבמה, כך שקשה לי לגשר בין הפער המתבטא במראה שלהם כשהם יושבים משועממים רגע לפני עלייתם לבמה. כולם מקשיבים בעצם רק לעצמם. הקהל בשלב זה כבר שפוך לגמרי, חלק ישנים וחלק בוכים בסתר. המנחה ודאי יסיים ויאמר תודה על ההרצאה המבריקה. גם אני מזהה את הברק - בקרחת האופנתית של המרצה.

 

סוף-סוף הגענו לסיום. מחיאות כפיים סוערות, המארח נועל את הכנס במלות תודה נרגשות: "תודה לכולם על היומיים הנפלאים. תודה על התרומה, אני מקווה שלמדתם הרבה". שוב מחיאות כפיים סוערות, ותוך שתי דקות האולם מתרוקן וכולם נוהרים ללובי לצפות במשחק.
בכל זאת למדתי כמה דברים מהשתתפותי בכנס, מעבר לשיטות שינה וניהול שיחה בטלה על דברים שברומו של עולם. אלה דברים שניתן ליישמם בארגון הכנסים הבאים.

לקחים מעשיים לכנסים הבאים


•    יש להקפיד על תנאים פיזיים נאותים; מקומות ישיבה מרווחים בין אם סביב שולחן דיונים ובין אם סביב שולחנות עגולים בסגנון בית קפה, הכל לפי אופיו של הכנס.  יש להקפיד על הפסקות קצובות בין פרק לפרק על מנת לאפשר קיום קשרים והחלפת דעות באווירה בלתי פורמאלית וחופשית. יש להקפיד על כיבוד קל ושתיה ללא הגבלה וכן על ארוחות ברמה נאותה.
•    אם שפת הכנס היא אנגלית, יש לוודא מראש שהמרצים אכן יודעים ומסוגלים לשאת דברים ברורים בשפה זו.
•    כדאי להימנע מלבנות כנס  הנמשך מעבר לחצי יום על הרצאות בלבד. יש לשלב עבודה בקבוצות ולשלבה בין ההרצאות.
•    כדאי וראוי להפיץ מראש את תקצירי ההרצאות בין משתתפי הכנס על מדיה דיגיטלית או אחרת, לבקשם לקרוא את התקצירים ולהכין מראש שאלות, הערות והארות ולהעבירם מבעוד מועד למרצים. כך שהכנס יקבל אופי רציני יותר. המרצים יידעו מה הקהל יודע, מה הוא רוצה לדעת ומה הוא צריך לדעת. הכנה כזו תמקד את המרצה ואת המשתתפים בנושא ותמנע שיעמום, ביזבוז זמן ומשאבים.
•    יש להגביל את המרצים בשימוש בשקפים ולהקפיד על כך שהשקפים יהיו קריאים ולא מגובבים. לצורך זה, מן הראוי למנות מקשר מקצועי מטעם מארגני הכנס שינחה את המרצים ויסייע בידם מבעוד מועד.
•    כדאי למארגני הכנס לדאוג שיתקיים דיאלוג אמיתי בין המשתתפים לבין המרצים. ניתן לעשות זאת על ידי הכנה מוקדמת של המרצים שירוכזו יחד מבעוד מועד לתידרוך ולתיאומים.
•    ואחרון חביב: כדאי ורצוי לשלב בין ההרצאות הרציניות  והדיאלוגים השונים פעילות קלילה יותר בהתאם לאופי הנושא ואופיים של המשתתפים.

 

פעילות זו יכולה להיות הרצאה הומוריסטית, מופע סטנד-אפ  של שחקן או שחקנים, תיאטרון אימפרוביזציה, העוסק בנושאים הקשורים בדרך כלשהי לנושא הכנס, ועוד פעילויות כיד היצירתית הטובה על מארגני הכנס.

 

לסיכום, כנס מקצועי נועד לשמש אכסניה נאותה ללמידה הדדית, להחלפת דעות, לחידוד, לבירור סוגיות מקצועיות ולהכוונת המשתתפים למקורות ידע נוספים ולהעמקה בתחומם. ככל שמארגני הכנס יהיו מודעים לתהליכי למידה מצד אחד ולתהליכי הוראה, הדרכה והנחיה מצד שני - הרי זה משובח. ככל שיידעו לשלב בין היבטי התוכן המקצועיים, הרציניים לבין ההיבטים הלוגיסטיים והחברתיים, ייצאו באי הכנס נשכרים.

 

הבה נשנה מהדרך המקובלת של הרצאות פרונטאליות, הנישאות על ידי "ראשים מדברים", והנשענות תדיר על קביים שקופים, הנקראים Power Point" ", כמצוות אנשים מלומדה, שאמנם יש להם הרבה עוצמה אבל רק אם משתמשים בהם במידה ובמסורה.

 

יוסי פשר הוא מומחה לתהליכי למידה והדרכה

 

לאתר האינטרנט של יוסי פשר

 

 

(29.07.07)
הניוזלטר Live Marketing  |  תנאי שימוש  | 
כל הזכויות שמורות ל - promomagazine.co.il ©